Delve i Office 365 kommer från gamla My site profilen i SharePoint som har fått ett eget liv. Delve är profildelen där man kan lägga upp mycket information om de anställda. En del kommer från AD och varken kan eller ska redigeras av användaren själv och en del kan bara användaren själv lägga till. Som kuriosa så kommer OneDrive också ifrån MySite, men det är en helt annan historia.

Vilken information är det vi pratar om?

Utan att bli för tekniska så är det ett antal olika fält som synkas ifrån Active Directory till Office 365 profilen som man ser i Delve. Det är:

  • Namn
  • E-mailadress
  • Chef
  • Kontor
  • Avdelning
  • Telefonnummer

Var visas det?

Profilen dyker upp som en kontaktkort och finns lite överallt i Office 365. I Delveprofilen såklart, men också i mail, Skype och Teamsmöten, som författare på dokumentkort, Planner, Yammer, i sökningar på personer och säkert hundra ställen till.

Varför ska man använda det?

Det finns många användningsområden men här är några av de som man snabbast får ett högre värde av.

Smart intern telefonbok

Ingen alternativ text angiven för den här bilden

Har du ett företag med mer än 120 anställda? Ja, då är det en bra idé för att mer än så kan vi inte riktigt hålla koll på. Verksamheter förändras och folk börjar, flyttar på sig och slutar. Vi kan snabbt behöva nå folk som vi nödvändigtvis inte vet vilka de är. Precis som när vi ringer till kundtjänst så är vi inte så intresserade av att först få reda på vad alla anställda gör så är det också när vi är på jobbet. Man vill prata om internutbildning, terminalglasögon, semesterdagar, parkeringsplatser eller något annat och då vill vi kunna söka på det och sedan få fram en lista på folk för att kunna se vem som är online nu, vilken roll de har och kunna knacka på telefonnumret och ringa direkt. Det kan du använda Delve till. En smart intern telefonkatalog som är uppdaterad och relevant. Yay.

Hitta kompetens

Vi vill hitta någon som kan hjälpa mig att svara på en fråga eller ta med på ett möte med en kund. Att då kunna söka efter en arkitekt eller affärsutvecklare och få läsa på om vad de jobbar med, var de sitter i organisationen och kunna kolla i deras kalender om de är tillgängliga. Tipp topp, eller hur?

Känna igen folk på möten och konferenser

Profilfoto är JÄTTEVIKTIGT både för säkerheten och det interna samarbetet. På en tidigare arbetsplats skrev jag en policy där det var helt ok att ha skidglasögon och en katt på ditt profilfoto om du hade på det dig och med dig katten på jobbet. Lite med glimten i ögat men när vi har sett en person på bild massor av gånger så känner vi igen dem i verkligheten. Inga tinderbilder men du ska se ut som din bästa dag på jobbet. I färg. På ansiktet (inte helkropp) och le! Eller åtminstone se försiktigt positiv ut. Det är hur du visar upp dig på jobbet digitalt. Uppdatera när dy byter hårfärg, glasögon eller bara -huvva- blir lite äldre. Att lägga upp det bästa fotot på dig från 20 år sen är inte ok.

Hett tips är att använda Microsoft Selfie som kan göra lite enkla justeringar utan att vara full on Snapchat-crazy. En liten touch-up.

Organisationsschema

Ingen alternativ text angiven för den här bilden

Att hålla organisationsscheman uppdaterade är ett tufft uppdrag för större företag och används mer i verksamheten än någon tror. När man behöver hjälp från någon annanstans i organisationen eller man har ett problem som ska lösas i någon annan del av organisationen så vill man se vilka personer som tillhör vad. Och om någon har flyttat på sig vill man kunna hitta hens gamla kollegor som nu ska hjälpa till.

Dynamiska målgrupper

Kontor och avdelning är två typer av information som när man använder det rätt blir vackert. Visserligen är detta mest något som finns i AD men vi använder det i samband med profilen och blir kanonbra. Att skapa dynamiska AD grupper baserat på kontor och sedan när man delar ut behörigheter till SharePointsiter eller Teamsgrupper behöver chefer och ledare i verksamheten inte vara helt informerade om vem som är var utan man kan enkelt skicka ut information till rätt personer om en trasig hiss, upphittade laddare, vattenläckor och events till de som är i den avdelningen eller de kontoret. Dessa grupper kan man också använda som målgrupper i SharePoint och är nyckeln till bra kommunikationskanaler ut till organisationen.

Vem äger informationen?

HR såklart säger jag. Huh, säger HR avdelningen. De tror nog att det är IT för att Office har varit det tidigare och så… ja, vi lämnar det där. Ibland har vi HR system där allt finns och HR brukar ofta känna ägandeskap för det systemet och stanna där. HR systemet ska vara masterdata för Office 365 profilen för att i HR systemet behöver vi ha information om människor innan de börjar (rekryterings- och anställningsprocessen) och även efter (kontrolluppgifter, anställningsbevis mm). Office 365 profilen ska bara var under själva anställningsperioden. Har man inget sådant så har HR avdelningen en massa Exceldokument eller annat kul. De kommer inte kunna göra sitt jobb med enbart Office 365.

Vad ska HR lära sig?

De behöver kanske få rättigheter att uppdatera information i AD. Kanske blir det att skapa en PowerApp eller något men detta äger HR och de behöver förstå vilken information som finns, var den visas och äga processerna för att informera, utbilda, uppdatera och hantera. De ska inte göra allt, men de ska förstå allt. Om det uppstår några kostnader i integration och det skapas utbildningar, guider mm så är det HR som äger det.

Pro tip – sen äger ni MyAnalytics också. Där finns det massor smarrigt, men först efter ni fixat Delve.

Vad ska chefer lära sig?

HR gör inte allt, utan det är mycket ansvar som ligger på chefer att hålla sin grupp uppdaterad och korrekt. Har din grupp bytt namn? Nyanställda? Har någon i din grupp bytt arbetsuppgifter eller börjat med något nytt spännande projekt? Du behöver sätta prioritet på att de håller sina profiler uppdaterade och för att inte göra det för betungande kan du föra in det i andra rutiner du har. Minst när det är utvecklingssamtal men kanske inför sommarplaneringar eller annat återkommande personalärenden.

Vad ska alla lära sig?

Alla, inklusiver chefer och HR, är användare av informationen så de ska lära sig att söka, och ta ansvar för att deras egen information är uppdaterad. De ska förstå säkerheten, dvs att man bara ser det man har blivit given access till, och hur de gör för att uppdatera informationen. De ska kunna använda Delve appen på sin mobil.

Call to action

Actions: Hur ska man komma igång och vad ska ni göra?

Du bör starta en del parallella initiativ för att få igång Delve för att så är det när man jobbar med registervård, beteendeförändring och tekniska förbättringar. Men även om ni inte får ihop allt som en vacker symfoni så har du inga ursäkter att göra minst hälften av detta. Gör ni allt så kommer ni att se en förändring inom företaget.

HR Processer, onboarding och löpande på x månader

Uppdatera onboardingprocessen och se till att chef och medarbetare är ansvariga för att se till att informationen stämmer och att en bra profilbild laddas upp. Återkommande någon eller några gånger om året för att stämma av att det fortfarande stämmer. Skapa process för att uppdatera/meddela sin egen information inte stämmer eller att dina medarbetares information inte stämmer. Pro tip är att skapa en PowerApp för det där HR kan godkänna hellre än att registrera allt.

Ansvarig är HR och mottagare av information och utbildning är chefer. Chefer tar det vidare till sin grupp.

Registervård

Hur är kvalitén idag på profilinformationen? Dålig? Du är på en dålig plats men delar den med många organisationer. Kolla igenom att kontor och avdelning till att börja med. Se till att kontor heter en sak, inte hundra. STLM, sto, Stockholm… varianter är dåliga. Sätt en standard för vad kontoren ska heta och se till att uppdatera. Ta ut listor för chef och se till att de stämmer för då kommer organisationsschemat att fungera perfekt. Ha en tydlig policy för vem som har ansvar för konsulter, föräldralediga, praktikanter och allt som inte är klassisk anställd.

Ansvarig är HR som ber om listor från AD ifrån IT och uppdaterar. HR informerar på intranätet om att detta sker. IT skapar en dynamisk AD grupp baserad på alla kontor.

Integrering mellan HR system och Office 365

Har du ett HR system redan? Se till att ha en integration som gör att personer får sin mailadress och viktig information som inte ska kunna ändras av anställda själva är av hög kvalité.

Ansvarig är HR och IT stöttar.

Delve appen på företagstelefoner

Delve appen (och många andra Office 365 appar) ska skjutas ut på företagstelefoner.

Ansvarig är IT.

Informationskampanj

Det behövs skickas ut information om att detta pågår, hur visionen är. Beskriv gärna alla ovan scenarion så att folk förstår att det här är bra saker för dem. Nyhetsartiklar på intranät om att det händer, hur det går, hur det gick. Information om tjänster och processer på intranätet. Instruktioner på en IT support site om hur man gör och pusha för Delve appen. Ha Skype/Teams möten som informerar/utbildar och spela in och lägg upp på en IT support site. Berätta från er synvinkel om hur bra det har blivit för en del för interna referenser är bäst. Om Berra och Jenny kan fixa det, kan vem som helst fixa det. Vad vi konsulter och Microsoft säger är jättebra men Berra och Jenny är bättre.

Ansvarig är HR.

Länkar till mer information

Office Delve for Office 365 for admins – SharePoint Online

Vad är Office Delve

Har du redan kommit igång och använda Delve? Berätta i kommentaren vad som funkat för er.