Vi fick en förfrågan om hur vi kan låta externa användare anmäla sig till kurser på företaget. De kommer alltså inte att finnas med i företagets AD och kommer inte kunna logga in på någon webbplatssamling. Det fanns inte så höga krav, bara att de enkelt kan fylla i ett formulär och vi kan spara informationen, exempelvis namn och e-postadress.
Varför inte använda en funktion i SharePoint i kombination med Excel? Säg Hej till Excel-undersökning(aka Excel Survey)! Det är ett enkelt sätt att samla in information i formulärform.
Normalläge – utan extern delning
Om vi går in i ett dokumentbibliotek och väljer att skapa ett nytt dokument kanske du ser följande alternativ:
Det saknas alltså något som ser ut som en undersökning. Hur kommer vi dit?
1. Slå på extern delning för en site collection
Vi börjar med att skapa en ny webbplatssamling, och tittar sen närmare under menyvalet Delning:
Här ändrar vi till följande inställning, “Tillåt både externa…”
Genom att skapa en separat webbplatssamling behåller vi säkerheten.
2. Tillbaka till siten och skapa Excel undersökning
Men tittar vi in på sajten och det nyskapade dokumentbiblioteket, väljer att skapa ett nytt dokument, så har det dykt upp ett nytt alternativ: Excel-undersökning!
Redigera formuläret enligt anvisningarna, tyvärr går det inte att använda bilder, företagsikoner eller liknande.
3. Dela undersökning
Välj “Dela undersökning” så kan du skicka länken till de du vill ha svar ifrån.
All information som matas in kommer sparas i ett formulär i biblioteket. Så, problemet med att låta externa användare anmäla sig till en kurs eller svara på en enkel enkät är löst!
Leave a Reply