“Alla” har Office 365 och många har en avslappnad inställning och låter det växa litegrann. Men sen så händer något. Det blir antingen verksamhetskritiskt, eller det exploderar. Nunär Skype försvinner och Teams ska ersätta chatt och videosamtal så vet företag inte riktigt hur man ska göra.

Och ni är i gott sällskap, de flesta är rådvilla om hur man ska göra.

Låt veksamheten bestämma och det kommer bli ostrukturerat

I den gamla världen innan Office 365 kunde led vi av ‘site sprawl’ dvs att man skapade siter när man behövde dem och det var oordning. En site för ett projekt, för en grupp, för att jobba kring ett document, för att förbereda ett steg i en process, för att dokumentera en hel process, för ett konferensrum, som arkiv oh

Efter ett tag blir det klagomål på att det inte går att hitta saker, att det är mycket träffar som är gamla, att folk inte har tillgång till vad de behöver. Det blir rörigt. Tar lång tid att använda. Och svårt att kratta in till något som snabbt kommer att fungera och användarna kommer att hitta andra system och andra arbetssätt och det blir ännu rörigare.

Utbildning för alla / djup utbildning för ledare / tydligt arbetssätt

Jag hade ett uppdrag i ett program där alla project fick göra som de ville. Och det var kaos och alla visste det. Vi hade kunnat välja det absolut sämsta sättet att organisera projekt och produktiviteten kommer öka.

Jag rullade ut ett arbetsätt som var rätt simpelt men ändå användbart. Bara standardinställningar av SharePoint och den viktigaste pusselbiten var att -alla- fick en introduktionsutbildning på en timme. Projektledare fick en djupare utbildning och stöd eftersom de skulle styra sina projekt. Det var mycket gnäll såklart, och de projekt som redan var igång förstod inte poängen, och de nya projektledarna som kom in älskade att det var så uppdukat.

Sedan krävdes det att jag “gympadojjade” lösningen också. Viktig information som kom ut på mail fick svar “Jättebra information – tack, glöm inte att lägga upp det i bloggen”. När jag fick en bilaga i e-mail svarade jag “Tack, jag la upp den i dokumentbiblioteket åt dig, här är länken.” Jag satte upp vår kommunikaitonsplan på väggarna överallt. Tills folk lärde sig det nya arbetssättet.

Låt IT bestämma och det kommer inte bli vad folk vill ha

IT har en lång tradition att agera strukturerat på tydliga krav. Men när det kommer till Office 365 smörgåsbordet finns det inga tydliga krav. “Ett bättre sätt att göra saker på” samtidigt som IT vill fokusera på förvaltningsbarheten, säkerhet och vad som är inom IT’s område. Om beställare eller slutanänvändare har problem så löser man det med en kravworkshop eller “best effort” i supporten.

IT behöver släppa prestige och istället för att styra hur man gör, stötta hur det görs. Låta verksamheten prata, prova och stötta och vara tydliga med våra erfarenheter. Vi behöver kräva av verksamheten det som de kräver av oss, dokumentera och tänka på ramarna.

Låt folk bestämma helt själva och det kommer bli väldigt dyrt

När folk gör som de vill när de vill så blir det unika lösningar överallt. De blir naturligtvis svåra att hantera och när användare får problem är det mycket svårt att hjälpa dem. Det kostar pengar att komma loss och troligtvis har de på sitt egna sätt gått runt säkerhetsprinciper och det kommer bli en smärtsam process för alla att komma tillbaka på motorvägen.

Vi behöver börja jobba agilt och som DevOps även ute hos verksamheten

Det är inte bara för nystartade bolag som jobbar med en senaste tekniken. Det är även för gamla bolag som vill överleva. Och det är inte något magiskt mumbo jumbo. Att jobba agilt är att bita av arbetet i mindre bitar. Det kräver att vi är mer transparanta och vågar visa teknik som vi inte vet hur de ska använda, att vi pratar om risker och säkerhet som normala saker vi förhåller oss till, att vi alla förstår att

Jag jobbar på att sätta ihop olika mallar och arbetssätt kring dem. Följ mig och få reda på när de kommer. Det kommer inte vara svaret på hela lösningen men det är en bra start för att kratta in behoven och åtminstone skapa ett någorlunda vägnät tills ni hittar er motorväg.